2010/02/01

師父:那些我在課堂外學會的本事

這本書,推薦給想要創業當老闆,或是對於商業模式有興趣的朋友,大推!!
作者利用他自行創業、輔導他人的經驗,慢慢說出他的故事,條理分明,讓人一看就上癮。

這不是一本只談理論的書,而是利用作者本身的經驗,帶出他或他身旁的例子,分析並整理出一套理論,
真的,大推!



我們都有生意上的師父,但他們在當我們師父的時候,我們卻未必察覺。

我的第一個師父,也是我最好的師父,是紐約市一位小商人。他的生意是沿街叫賣,就像個四處遊走的一人百貨公司,我會跟著他跑一趟,問很多的問題,而他也會把他這麼做的邏輯解釋給我聽。就這樣,我學到一些至今仍然受用的重要生意觀念。

我那時只有八歲。那位沿街叫賣的小販,就是我的父親。每當我在抱怨我對未來的人生感到茫然不知時,他說:「你的鞋子底下就有一百萬;你只要找一找就行了。」一直要到後來成為一個企業家,我才明白他的意思。





第一課、怎樣踏出成功的第一步

寫一份計劃書,有助於你弄清楚創業的過程,並且把那些情緒性的想法排除。

真正的目標,是長期的財務安全感!
要避免破產,你必須瞭解的第一件事就是:你的資本是有限的
重點在於要確保:
第一,你一開始就有足夠的資金;
第二,這筆資金可以撐的夠久,好確認這個事業是否可以存活。

永遠記得:毛利率很重要!
對所有的新事業來說,最重要的一個數字就是毛利
毛利率越高,支應費用所需的營業額就越小,而你的資本也就能撐得越久。
而對大多數新事業而言, 時間,就是生存的關鍵。

當你親手把預測寫下來,自己計算,並且把整年度的數字都算出來,有兩件事情會發生。
第一,你開始對這個事業有感覺。
第二,你開始瞭解現實。你將會知道,銷售未必帶來利潤,而且銷貨與利潤也跟現金不同。

定價低一點,業蹟會不會比較好?
你應該問你自己的是:如果收費高一點,營收會減多少

每個人都要克服的『業務員心態』
很多人從不問利潤,只想知道營業額,這就是業務員心態。

營業額不等於現金,而現金,才是生存所需。當你把現金花光,你就得倒閉,沒戲可唱。
這些都回到你的『資本有限』這個根本事實上。如果你的毛利不足以支應你的費用,你就必須挖老本來補足缺口。
如果你挖太多,很快的,你就會把資本花光。
從這個事實,我們可以得到新事業的兩個最重要法則:
第一,保護你的資本,只把錢花在你確定短期內會產生正現金流的事情上。
第二,盡所有可能,努力維持最高的每月毛利率,不要追逐任何低毛利率的銷售。


臨界量
『臨界量』是一個很特別的門檻,所有成功的新事業,遲早都要跨過這個門檻。
在達到臨界量之前,企業羽翼未豐,要靠外部資本才能生存,就像身上還帶著臍帶。
過了臨界量之後,企業就是個獨立而自給自足的個體,可以不靠別人,自己闖出一片天地。
當你證明自己的事業可存活之後,這就是你的下一個目標。
問題是,你必須搞清楚達陣線在哪裡。


師父的竅門:
1.別讓情緒引導你做出倉促的決策,這會讓目標更難達成。
2.你一定要了解現金流的狀況,並事先搞清楚,現金要從哪裡來。
3.要控制業務員心態,並即時以生意人的心態加以平衡。
4.對數字要敏銳,學著去預期並掌握事業變化。


第二課、培養你的韌性

一個成功的創業家最重要的特質,就是韌性,一種從失敗中反彈、在逆境中起死回生、從自己的錯誤中獲益的能力。

真正的教訓不在於我們犯了錯,人總是會犯錯的。我們之所以失敗,是因為我們拖了太久才發現錯誤

創業的過程中,有兩個階段,特別需要專注,太多的機會可能會造成分心,甚至失敗。
第一個階段,是你準備要投入時開始。
如果你是很認真的想要有自己的事業,打從一開始,你就必須從所有的機會裡,挑出一個。
不管原因是什麼,這個點子一定要最吸引你。
記住,你要有長期投入的準備。你應該計畫花至少五年的時間,全心投入在事業上。
在你下定決心、開始打造新事業之後,下一個階段的挑戰更大。
你很快就會發現,機會多的超乎你的想像 - 包括你事業的內部和外部機會。
你會發現,這些機會都非常誘人,一不小心,你就會失焦,但聚焦,才是成功之鑰


師父的竅門:
1. 不屈不撓者終能成功。要有韌性以迎接失敗。這樣才能成為一個更好的生意人。
2. 對於失敗原因,不要找藉口,並探討自己內心深處的問題,這樣你才學得到東西。
3. 專注和紀律比尋找機會更重要,但必須用彈性來調和。
4. 解決方案很少直接出現在眼前。你必須學習如何透過眼角餘光找到它們。


第三課、時間比金錢珍貴

我是用三個標準來評估我的新事業:
第一,一個有百年以上的生意概念。
第二,一個古舊的產業。
第三,利基。

你的第一份事業企劃書,應該是只寫給自己一個人看得,而且不需要特別的軟體。
你只要盡可能誠實地回答四個問題。
1. 你的想法是什麼?
2. 你要如何行銷?
3. 你認為生產或提供已所銷售的東西,成本是什麼?
4. 當你實際開始賣的時候,你預期會發生哪些事?


師父的竅門:
1. 有需多的競爭者是好事,因為要教育市場是非常昂貴的事。
2. 如果你是初次創業,一般而言,自己開一家比買一家好。
3. 第一份事業計劃書應該要簡單,而且是寫給自己看,不是寫給潛在的投資者看。
4. 你的時間比金錢更寶貴,要小心,別浪費了。


第四課、錢,其實比你想像中好找

與銀行往來的七宗罪
錯誤一、遲交財務報表。
錯誤二、動用尚未收到的資金。
錯誤三、不回應。
錯誤四、忽略關係。
錯誤五、無法即時讓銀行得到所需的資訊。
錯誤六、不顧規則。
錯誤七、在出問題時爭吵。


師父的竅門:
1. 在你向大家籌錢之前,先確認你知道他們想投資的金額是多少,以及他們想要的是什麼。
2. 盡早和商業銀行建立關係,而且只有在無法從商業銀行取得你所要的資金時,才去找資產擔保融資公司。
3. 銀行行員也是生意人。你希望客戶怎麼對待你,就怎麼對待銀行行員。
4. 你的應收帳款就是你對客戶的放款。要確保你的應收帳款組合有良好的品質。


第五課、找出你的魔術數字

從開業的第一天起,用手紀錄你每個月的營業額和毛利率。不要用電腦,把數字寫下來,
並且自己算,不要用任何比計算機還複雜的東西。
要在任何事業上有所成就,你必須對數字有感覺、對數字間的關係有感覺,
並能從期間的關聯,瞭解到哪個數字特別重要,必須加以監控。
經營企業,要靠數字,他們會告訴你,如何在最短時間,以最少的功夫,賺到最多錢。

你必須針對即將進行的新業務,提出正確的問題:
1. 新增的營業額是多少?在多長的時間內?
2. 毛利是多少?
3. 你必須增加多少間接費用?
4. 你要等多久才能拿到錢?
知道這四個問題之後,就能粗略估計,你還需要多少現金。


師父的竅門:
1. 當你開始一個新的事業時,要親手記下每個月的營業額和毛利率,直到你能好好掌握這些數字為止。
2. 找出可以在營收報告出爐之前、即時告訴你事業做得如何的關鍵數字。
3. 更多的營業額意味著現金流量變少。載你還有時間處理之前,先搞清楚你將來需要多少的現金流量。
4. 要瞭解EBITDA,並用其倍數,而不是營業額的倍數,來衡量你公司的價值。


第六課、學習談判的藝術

原則上,面對面,是整個談判過程的關鍵點,但大多數人把所有的焦點,放在自己所要的事情上,而把會面搞砸。
談判就是取捨,要得到自己想要的東西之前,你必須找出對方的需求。

這世上最好的協議,就是每個人對所得到的結果都有點不滿意。
當你接受用稍微有一點『不滿意』來結束爭端,好事就會發生。
你不再讓情緒控制你的事業決策,不會陷入憤怒或報復的感覺。你會去找解決方案,而不是去找麻煩,
你會開始去考量你能夠容忍的結果,而不是想盡辦法去得到所有你想要的東西。


師父的竅門:
1. 傾聽是談判最重要的一部分,你務必聽懂對方真正要講的是什麼。
2. 去談判時,先不要有成見,而且永遠假設對方比你聰明。
3. 養成習慣,先質疑你所看到的表面現象,挖掘真正的實情。
4. 在對立的談判時,最好的協議就是讓雙方都感到不盡滿意。


第七課、勇敢的開口

你不提出要求,就不可能得到。』想當一個成功的生意人,關鍵就在這句話裡面。

想法要有彈性,指的不只是剛創業的時候。當你把公司做起來,保持彈性也同樣重要。
沒有人和一個利基可以永遠存在,一個有賺頭的利機,遲早會吸引競爭者抄襲你的做法。
利基越有賺頭,就越快發生這種事。一旦發生,你就失去利基的優勢。
這時,你必須尋找令一個利基,除非你的公司已經非常穩,不用靠利基營運。
要怎麼作呢?那就是,建立很棒的聲譽。

建立良好聲譽的規則:
1. 絕不詆毀競爭者。
2. 不要當個令人反感的失敗者。
3. 永遠要通融配合。


師父的竅門:
1. 成功銷售的秘訣在於不要怕提出要求。你不提出要求,就不可能得到。
2. 在你還沒開業、實際去作之前,你可能不會發現你公司的利基。
3. 沒有任何一個利基可以永遠存在。你作一段時間之後,可能就必須去找新的利基。
4. 你的聲譽是你最珍貴的事業資產,而你的競爭者在你的聲譽形成上,扮演關鍵的角色。


第八課、業績,是有分好壞的。

你的小客戶越多,你就越快樂:
1. 毛利高 - 因為他們通常沒什麼選擇,也沒有大客戶的殺價力量。
2. 穩定性高 - 他們忠誠,傾向於抗拒改變,他們不太可能向大客戶一樣被競爭者挖走。
3. 安全性高 - 廣泛的小客戶基礎,可以讓你公司較不受到單一大客戶流失的傷害。

千萬要避開『產能陷阱』
有時候,他們會要求你無法、或不應該提供的東西,例如遠低於合理利潤的價格。
這種折扣不能作太多,要不然就會有嚴重的後果。
另外一個也必須避免:打折已出售閒置產能,以免產能浪費的作法。


師父的竅門:
1. 有一大堆小散客戶的基礎,比少數幾個大客戶好。
2. 要拉一個新客戶近來簽約,展示證明比空口白話更有效。讓他們去體驗你所要提供的東西。
3. 傾聽是一種失傳的藝術。只要仔細聽你的客戶和潛在客戶說些什麼,你就能得到競爭優勢。
4. 為了填補閒置產能而降價,幾乎都是差勁的想法。你只是破壞了你事業裡更有賺頭的部份。


第九課、抓牢客戶,千萬別放手

有一條做生意的基本法則,很容易被人忘記,尤其是當你在和其他公司競爭同一個客戶時。
勝利,不只是要簽到合約,而是簽到合約之後,打下良好的關係基礎,讓你可以長長久久保有這個客戶,這才是成功

幫客戶節省成本,是建立忠誠度的好方法。


師父的竅門:
1. 客戶留住率是成長的關鍵,要和客戶建立牢固的關係才能留住他們。
2. 有一個方法可以和客戶建立關係,那就是教他們學會你的事業,協助他們成為更精明的買家。
3. 要把老客戶當成新接洽的潛在客戶對待。否則,很容易開始視他們為理所當然。
4. 除非你把面對客戶的時間建入你的行程當中,否則,隨著公司成長,你會漸漸失去和客戶接觸的機會。


第十課、養成漲價習慣

定期漲價,才能維持競爭力
價格在客戶關係上,一直扮演著重要角色,而且,再也沒有比突然來個大漲價,更容易流失客戶。
沒人希望看到這種結果,但是,如果你在一段很長的期間內不慢慢漲價,可能有一天你會突然覺醒,發現自己別無選擇。


師父的竅門:
1. 不要讓客戶有理由相信他們在供養你的奢華。
2. 養成定期小漲價的習慣,這樣你才不會在最後被迫大幅漲價。
3. 你的公司或許就是你最重要的個人資產。不要因為侵蝕毛利率而損及公司價值。
4. 小心你所定下的規定。這些規定可能在不知不覺中破是你的員工對客戶提供惡劣的服務。


第十一課、到底要不要成長?

你真的知道公司為什麼會成功嗎?
如果你有一個成功的事業,自然會想要擴張。只要別掉進為成長而成長的陷阱就好了。
規模更大未必就是更好,而你成功的理由,可能很難精確地指出來。
這就是成功的問題。當你事業失敗時,你可以回過頭來看看哪裡做錯了,並學到適當教訓;但我們通常很難了解,甚至無法了解,某一個商業觀念為什麼會成功。
雖然你可以列出許多因素,但你仍然未必精確地瞭解,這些因素到底是以什麼樣地組合,讓你的事業起飛。
當你決定要採取某種方式讓事業進入下一個階段時,應該把這點放在心上。
如果你不瞭解真正地成功因素,你就必須對你所採取地策略小心一點。
畢竟,當初公司成功的因素,有可能被你意外地破壞掉。

你的核心事業應該永遠列為優先考量。
任何的機會,只要會傷害你的核心企業,即使只是小小的傷害,都不值得追求。
這部只是錢的問題。你的時間也很有限。對每個新機會,你都要問自己兩個問題:
這會不會讓我沒有時間去發展或維持我的核心事業?
以及,如果這個機會反而變成財務上的大災難,我的核心事業是否會受損?
如果這兩個問題的答案都是肯定的,你或許應該重新考慮,這到底是不是一個好機會。


師父的竅門:
1. 事業是達到目的的手段。在你作事業規劃之前,先作人生規劃。
2. 當你試著要進入業務的下一個階段時,不要假設你知道當初之所以會成功,是哪些因素所造成的。
3. 事業成長是選擇的問題。決定要成長前,請先確定你知道為什麼要成長。
4. 更大未必就更好。小公司具有大公司無法望其項背的優勢。


第十二課、關於老闆這門學問

當我們開始扮演老闆這個角色時,大多會犯兩個典型的錯誤。
第一個錯誤是和員工的關係。另一個錯誤是對自己工作的看法。

要作個好老闆,你必須和員工保持一定的距離。
你的責任和他們不同。作為一個老闆,你總是要考慮公司整體的利益,不可以讓情緒性的東西介入你的決策。
這並不是說,你不該深入關心你的員工翰他們的家人,但我相信,和他們發展公事以外的個人關係是個錯誤。
員工不該是你的社交朋友,而你的社交朋友也不該是你的員工。
沒錯,你應該尊重員工。你可以和員工一起笑、一起哭,共歡樂、共悲傷;但你和他們都不應該忘記,
那一是種事業上的關係。如果你忘了這點,你就會為你、為他們,也為公司製造問題。

第二個常見的錯誤:要當個好老闆,必須成為一個經理人。
負責一家公司,不必坐在辦公室裡。管理也不過就是一種工作。
你會毫不猶豫地找個會計人員來處理記帳工作。
那為什麼你要認為自己必須去當經理人?你是公司最棒的業務員。把焦點放在業務上是哪裡錯了?
你還是可以為公司設定方向。你還是可以訂定標準。但首先你必須把自己從管理工作抽出來,
把他交給善於此道的人去作。然後,你就可以回去作你喜歡做的事了。


師父的竅門:
1. 不論你和員工的關係有多密切,你都不該忘記,這是一種事業上的關係,而且應該以這種態度去應對。
2. 如果你和大多數創業者一樣,比較喜歡業務而不喜歡管理,記住,你可以請其他人來管理,不必親自管理。
3. 處理員工偷竊的方法,是改善你的體制,而不是不再相信任何人。
4. 當你該退居幕後時,把日常營運交給你的經理人去管理時,找個你信得過的人幫你作轉型,而你自己要找其他對公司有貢獻的事去作。


第十三課、企業的文化,得靠你親手打造

企業文化是我們能夠建立偉大團隊的重要因素。
當然,金錢和福利也很重要,但你無法光靠金錢,來留住最優秀的人才。因為其他公司很容易就提出更優厚的條件。
沒有人會忠於薪資待遇。然而,人們會忠於一家令人感到驕傲的公司,例如懂得公平競爭、妥善對待客戶和供應商、回饋社會,
而且非常重視讓公司成為極佳的工作場合。這樣的文化,不只可以把你現有員工和公司連結在一起,其他人也會注意到,
最後,前來應徵工作的人員,素質也會提昇。

如何建立這種文化,有三個不可或缺的要素:
第一,互信,這需要清楚的原則。你必須讓大家知道,公司對員工的要求是什麼,而他們可以預期得到什麼樣的報酬。
第二,感激員工的貢獻。所有你從公司得來的成果,源於其他人的努力,這些你全都必須承認,並且顯示出你的感激之情。
第三,要不斷提醒員工,他們是社區裡的重要成員。我要大家覺得自己屬於一個更大的群體,他們的工作有有更高的目的,而他們正在對世界作一些有意義的事。


師父的竅門:
1. 公司文化可能是你尋求並留住優秀員工的最有力工具,塑造公司文化的機會天天都有,別錯過了。
2. 有一件事你不能授權他人去作,那就是確保公司內只有一個文化,而不是好幾個文化互相較勁。
3. 費用有隨時間而蔓生的自然傾向。如果你要控制費用,就必須讓每個人都參與,一起努力。
4. 找機會向員工釋出訊息,讓他們知道,你真的非常關心他們,而且你也要他們關心成本控制。


第十四課、銷售,絕對不能光靠單打獨鬥

選擇新業務員,四條規則:
規則一:找想上班,而不是想創業的人
規則二:不從同業中挖角
規則三:至少待過兩家公司
規則四:絕不找大牌業務員


師父的竅門:
1. 業務員是你在市場上的代表人,請確實挑選能夠好好代表你的業務員。
2. 要小心大牌業務員(或說潛在的創業家),也不要僱用來自同業的業務員。
3. 銷售佣金會造成公司內部的區隔,並阻礙你建立整體團隊,除非萬不得已,否則不要使用佣金制度,並進快換成固定新獎制。
4. 所有的員工對業務部都有影響,至少是間接影響。你可以用正確的訓練,教導他們如何發揮間接的影響力。


第十五課、一定要找個好幫手


師父的竅門:
1. 當你為一個問題掙扎時,請尋求外部的看法,以確定你所認知的是一個真正的問題,並針對問題提出解決之道。
2. 會計師善於解釋過去已經發生的事,但別向他們請教事業營運問題。找個有經驗的企業主談談。
3. 律師的職責是告訴你某個決策或某個行動所產生的可能法律結果,不是給予決策建議。
4. 你的小公司請得起世界級的高階經理人,只要你願意創造一個既能讓他們賺錢,有能讓他們感到有趣的環境。


第十六課、徒弟準備好了,師父便會出現

當你有被催促的感覺時,就不要作重大的事業決定。
當你倉促作決策時,不會用應有的方式仔細思考,而這個決策做了之後,很有可能回過頭讓你惹上麻煩。


師父的竅門:
1. 不論你到哪裡,都有美妙的事業課程可以學習,但你要記得尋找他們。
2. 解決問題的過程有兩個步驟。第一,你應該先止血。第二,你必須處理根本的原因。
3. 充分準備是不可或缺的競爭優勢。即使是一份舊合約,除非你重新讀過,否則不要假設自己知道合約的內容。
4. 越是有人強力催你趕快做決定,你應該堅持慢慢來。


第十七課、用真正奇妙的方式過一生

網路帶來的六大變化:
變化一:更容易開發潛在客戶
變化二:有更多時間作銷售
變化三:更便宜、更快速、更容易接近客戶
變化四:擴大市場
變化五:信用卡銷售比率更高
變化六:解決一次買家的問題

如果你對你的事業沒有熱情的話,就不可能成為一個成功的企業家。
不論你的公司從事什麼行業,你必須打從心裡相信,這是你在當下所能做的最有趣、最刺激、也最值得做的事業,
要不然,你就很難說服其他人 - 員工、客戶、投資人或任何人來挺你。
熱情通常都有傳染力。事實上,真正的熱情是事業最強大的力量之一。


師父的竅門:
1. 在新業務員產生足以支應你僱用他們的成本之前,要有養他們長達一年的準備。
2. 如果你要業務員作出好的銷售,就教他們瞭解你的事業如何賺錢。
3. 要小心翼翼地間看數字。當數字有所變化時,找出原因。其中必有緣故。
4. 熱情是事業的命脈。要大大方方地表現出來。



師父:那些我在課堂外學會的本事
The Knack:How Street-Smart Entrepreneurs Learn to Handle Whatever Comes Up
# 作者:諾姆.布羅斯基、鮑.柏林罕
# 原文作者:Norm Brodsky、Bo Burlingham
# 出版社:早安財經
# 出版日期:2009年10月02日
# 語言:繁體中文
# ISBN:9789866613227


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2010/01/19

每日遇見杜拉克:世紀管理大師366篇智慧精選 - 前言


用一枝筆改變世界
改變世界有兩種方法:一是靠著筆(藉由觀念),一是靠著劍(運用權力)。
杜拉克選擇了前者,並讓成千上萬權利在握的人換腦袋。

吉姆.柯林斯(Jim Collins,《從A到A+》作者Good to Great)





彼得·費迪南·杜拉克(Peter Ferdinand Drucker;1909年11月19日-2005年11月11日)一位奧地利出生的作家、管理顧問、以及大學教授,他專注於寫作有關管理學範疇的文章,「知識工作者」一詞經由彼得·杜拉克的作品變得廣為人知。他同時預測知識經濟時代的到來,撼動了卡爾·馬克思的政治經濟觀點。
他被譽為「現代管理學之父」。

杜拉克被尊稱為「管理學之父」,並且被推舉為「當代最不朽的管理思想大師」。

from 維基百科


這類『語錄式』作品,輕鬆好讀,缺點則在少了『主題觀點』的前後脈絡,難免失之於淺顯。
所以這本書,絕非杜拉克思想的集大成,也非杜拉克思想的精華錄。
它的價值,應該是一幅導覽圖,讀者不管是逐日翻閱也好,隨便挑哪一天入手也好,總之, 是讀者親近『彼得.杜拉克』這座迷人大山的一張導覽圖。

蔡詩萍


『杜拉克的書,我應該讀哪一本?』『您的著作裡,哪一本對於人事任命的闡述最為精闢?』我每個禮拜都會聽到五六個類似這樣的問題。
我在六十五年當中出了三十四本書,這些問題連我自己也覺得難以回答。
這本《每日遇見杜拉克》便是為了回答這些問題而問世。

彼得.杜拉克


每日遇見杜拉克:世紀管理大師366篇智慧精選  The Daily Drucker:366 Days of Insight and Motivation for Getting the Right Thing Done
# 作者:彼得‧杜拉克,約瑟夫‧馬齊里洛/著
# 原文作者:Peter F. Drucker,Joseph A. Maciariello
# 譯者:胡瑋珊,張元(艸嘉),張玉文
# 出版社:天下文化
# 出版日期:2005年09月16日
# 語言:繁體中文
# ISBN:9864175483


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2010/01/01

開會開到死



共識通常無法達到,要一群聰明的人對複雜而重要的議題完全達到共識的可能性很小。
當老闆覺得你們在經過一場熱烈、毫無保留、混亂、激進的討論後,如果沒有人的論點足夠讓大家下決策,
那老闆就必須出來定奪。
不管大家原先立場為何,一旦決定政策之後,大家都必須支持,
這也是為什麼大家討論時必須毫無保留的原因。





一般的會議通常有兩種症狀:
一、會議都很無聊、冗長、單調、乏味。
二、開會的效果往往不彰,大家討厭開會的最大原因,是開會根本對組織成敗沒有助益。

開會之所以無聊,是因為會議缺乏高潮起伏,或是所謂的衝突

其實大多數的會議都有高潮迭起的潛力,這樣大家才有心參與。
大多數的主席不僅不會在會議中發掘衝突的時機,反而刻意迴避,表面上看起來是明智之舉,但卻是會議令人排斥的主因。
為了不讓開會那麼無聊,主席應該找尋適當的理由,適時激發各種建設性的意見,使與會者積極參與、熱切討論,最後做出最佳決策

至於開會成效不彰主要是因為缺乏架構,
大多數的組織都只有一套開會模式,也就是所謂的員工會議。
從公司策略一路聊到行政或是公司文化的問題,如果沒有清楚界定討論主題,就容易天馬行空,最後當然討論不出什麼結果。
彰顯會議成效,就要開幾種不同的會,並且明確界定出每種會議的目的、形式與時間長短


問題一、缺乏高潮迭起

誘因
在會議中加入高潮的關鍵在於計劃的鋪陳,會議開始十分鐘內應該要給與會者一點刺激,讓他們瞭解會議的重點
這可能需要主席舉例說明,如果決策錯誤會有哪些風險,或是強調目前公司已經感受哪些競爭者威脅等等。
另外也可以訴諸與會者對公司目標的投入,或是對顧客、員工、社會的影響等等。

發掘衝突
會議主席必須發掘大家無法達到共識的重要議題,而且當大家都不願正面討論時,
主席要逼大家討論,即使會因此不受歡迎也必須如此。
事實上,假裝沒有問題比把事情攤開來還令人難受,而且不把事情拿出來討論,卻在私下發牢騷,讓人更無法接受。


問題二、缺乏架構

會議最大的問題就是大家把所有需要導論的議題,全都丟到一個會議討論, 就好像隨意添加各種佐料燉煮一大大雜燴一樣。
為了不想浪費時間,主席通常決定只開一個大型員工會議,一週一次或隔週一次,
大夥一起關在會議室裡三、四個小時,把每件事都拿出來快速討論,
包括銷售策略、費用管理、潛在併購、表揚員工、 預算、品牌等等,討論完後,大家就可以為去辦『正事』。
但是,這麼做只是保證會議沒用,也沒人滿意。為什麼?

因為有些人希望會議內容更充實、更有效的交流資料及策略資訊。
有人覺得開會應該要多一點互動、討論策略性議題,提供重要的分析和資料,最為重大決策的參考。
有人則希望退一步、用心談談公司文化及人員問題。
有人只想馬上執行決策。
到底誰對?
其實每個人都對,而這也是問題所在。

四種會議

1. 每日報備會:
每天早上聚在一起,各自報告當天的活動,就五分鐘,而且是站著報告
每日報備會的目的是要讓大家清楚知道每件事情的輕重緩急,以及如何化成實際行動,加以執行,
讓大家可以藉著這個簡短的會議,確保當天沒遺漏任何事,沒有人會不小心得罪其他人,
同時也幫大家省掉很多時間, 不用再寫沒有必要的電子郵件。
每日報備會並不是每間公司都非開不可,但是他卻可以讓公司更容易規劃主管職責。

2. 每週戰略會:
這樣的會議不管是每週開或是隔週開都沒關係,最重要的是大家都一定要參加,而且開會時要遵守議事規則
每週戰略會大約需要四十五分鐘到九十分鐘,視開會頻率而定,而且必須包涵下列要素:

a. 輪流報告
大家快速輪流報告這周最重要的二、三件事,每個人約一分鐘(沒錯,就是六十秒),很快向大家報告自己在忙什麼,
所以即使是很大的團隊,也應該花不到十分鐘。輪流報告很重要,因為他會讓每個與會者都可以掌握公司發生了哪些事,
輕易找出重複、缺失、或是需要即時處理的問題。

b. 過程評估
針對重要資訊或評估標準作例行報告,例如:營收、費用、客戶滿意度、存貨等等。
重點是要針對攸關公司營運的指標作定期評估,不需要檢討每個指標,只需討論四到六個指標,
即使中間需要澄清某些數據,但都不能超過五分鐘,嚴禁深入的討論

c. 即時議題
每週戰略會的議不應該事先設好,而是在輪流報告後再開始討論。
要即時找出議題並不難,因為有些議題會自動浮出檯面。
每週戰略會有兩個重要的目標,一是解決議題,另一是進一步澄清
也就是把相關障礙找出來,加以排除,讓大家對事情有共識。

d. 必然的考驗
開每週戰略會議時可能會碰到的阻礙。
1.) 事先擬好討論議題不管是正式擬定或是私下進行都是不智之舉
大家來開戰略會議時, 最好沒有任何預設立場,而是評比實際的活動進度與目標之後,再決定真正需要討論的議題。

2.) 大家在輪流討論報告時,很容易討論得太深入,讓其他人失去興趣。
必須要求大家在輪流報告時,謹守六十秒的規定
六十秒足以報告主要活動,甚至還讓大家問一、兩個問題、澄清疑慮,你會發現六十秒其實很夠,
而且很多資訊可以留著待會在討論。

3. 每月策略會:
這是最有趣、也最重要的會,而且也是最好玩的。
在會議中主管們會周旋、分析、辯論、決定一些影響公司基本營運方針的重要議題(但是只有一些)
每月策略會讓主管暫時放下時間及戰略因素,深入討論一、二個既定的主題
每月策略會的時間視討論的主題而定,但是每個主題至少要有兩小時,讓與會者能安心進行開放是對話及辯論。
要定期開策略會,讓大家有機會適時解決每週戰略會中提出的策略性議題。

臨時的策略會
有時在每週戰略會提到的策略性議題或是重要議題,不能等到下次每月策略會在討論。
主管應該另外招開機動策略會來討論這個議題,而且要跟戰略會議區分,讓主管重新調整心態,安排足夠的時間分析討論。
如果需要大家當天在開一個會,或是必須加班,還是必須這麼做,
因為重要的問題值得大家犧牲。

這樣的臨時策略會是所有會議中最重要的一種。
這表示整個團隊知道如何找出需要即時處理的議題,甚至要優先處理。
好的企業就是因為能夠即時處理這些議題,才會超越缺乏應變及危機處理的競爭者

4. 每季外地檢討會
成功的外地檢討會能讓主管有機會跳脫每天、每週、甚至每月忙碌的議題,以全面、長期的觀點評估整個事業。
好得外地檢討會通常涵蓋下面幾種討論議題:
a. 全面性的策略評估:主管必須重新評估策略方向,不用每天做,而是一年進行三、四次,以因應產業變化及新競爭威脅, 如果只是每年或美半年評估一次,通常無法因應變局。

b. 團隊評估:
大家必須經常從團隊的觀點自我評估,找出不適合組織的趨勢及作法,這種評估通常需要換個場景,讓主管可以在私密的場合中互動, 並提醒自己對團隊的使命。

c. 人員評估:
主管每年跨部門討論三、四次主要員工的情況,團隊內的每個主管都應該知道哪些人是公司的明日之星、
哪些人表現欠佳,這樣可以提供主管不一樣的看法。更重要的是,這讓主管可以一次管理優秀人才,或是督促表現欠佳的員工。

d. 競爭狀況與產業評估:
有關競爭者及產業資訊會慢慢影響組織,主管如果可以停下來好好看清周遭變化,就能發掘片面資訊無法傳達的趨勢變化。
再好的主管也會因為埋首於瑣碎工作而見樹不見林。



-----------------------------------------------------
以上是這本書的重點內容。
本書其實是用一間公司的故事,慢慢帶出上面的那些內容,不只是純理論的書籍。
用的例子很生活,可能就是我們自己周遭的故事,很容易理解,也很精彩,大推!!

美中不足的是,好像已經買不太到了,我是去圖書館借的。
殘念!!

對了,天下雜誌有這本書的內容摘要,有興趣的朋友可以去看:
天下雜誌:別讓我開會開到死


# 書名:開會開到死 Death by Meeting
# 作者:派屈克‧藍奇歐尼/著
# 原文作者:Patrick Lencioni
# 譯者:洪慧芳
# 出版社:天下雜誌
# 出版日期:2004年10月15日
# 語言:繁體中文
# ISBN:9867561457


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2009/12/01

別讓猴子跳回你背上:主管好整以暇,部屬勇於任事的管理智慧


很有趣的一本書,一開始Paddy是在圖書館借回來看。
看完了之後,馬上上網買一本屬於自己的。

很巧妙的比喻,推薦給大家。




第一章、踏出成功的第一步

管理者的貢獻來自於他們的判斷力與影響力,而非他們投入的個人時間與埋頭苦幹。
非管理者的貢獻主要來自於時間與努力。

管理者的時間管理包括下列四大要素:


一、老闆佔用的時間 - 老闆交待的,不能忽略他
二、組織佔用的時間 - 不能輕易忽略
三、自己佔用的時間 - 你要好好善用這個時間。其中有相當大的比例會遭到部屬佔用,剩下的時間才是自己的。
四、外界佔用的時間 - 顧客、投資者、供應商、政府機構、社群團體需求之用。如果忽略他們,他們也可能忽略我們的要求。


何謂猴子:

『猴子』就是雙方談話結束後的下一個步驟。猴子不是問題、專案、計畫或機會;
猴子只是解決問題、進行專案計畫或投入機會的下一個步驟、下一個措施、下一個行動步驟。
猴子的比喻對應傳統的管理詞彙,我說『猴子』,傳統管理者用的是『任務』。
每一隻猴子都會有兩邊的人馬介入 - 一方負責解決,另一方則是監督。而展開下一步驟的人背上就有猴子。


管理者可運用的任務層級有五個層次:

(5) 獨立行動,例行姓報告(最高層次)
(4) 行動,但須立即請示(意味著報告頻率超過利行程度)
(3) 提出建議,按照裁示的結果行動
(2) 請示要做什麼
(1) 等待指示(最低層級)



第二章、你是猴子磁場嗎?

情境一:讓我再想一下。

喬治是你的部屬,他從走廊迎面走來,他對你說:『早安!老闆。對了,我們這裡有些問題。
所以你就在走廊上花了三十分鐘聽著喬治把來龍去脈向你說了一遍。
聽著聽著,你發現你還有要事,而且無法馬上處理現在這件事,需要進一步考慮,
你跟他說:『我會告訴你,我們該怎麼作。


我們回想一下,發生什麼事情。
首先,你和喬治在走廊上不期而遇之前,誰的背上有猴子?顯然在喬治的背上。
猴子不會在你的背上,你甚至不知道那裡有一隻猴子。
接著,三十分鐘之後,你對他說:『我會重頭想一遍,再告訴你要怎麼作。』
他回答說:『那樣也好。』
現在,當你離開公司,誰有喬治原本身上那隻猴子?你。

接受這隻猴子的同時,你也自甘成為部屬的部屬
你讓喬治把你變成他的部屬,因為你答應兩件部屬要幫主管做的事情:
1. 你從他身上接下責任。
2. 你答應給他進度報告。

現在,猴子在你背上
你扮演什麼角色:解決問題者。
喬治扮演什麼角色?上級指導者。

他稍後就會問你:『事情進行的怎樣了,老闆?』

兩名管理者在走廊上碰上了,其中一人問;『事情進行的怎麼樣了?』
你知道,問問題的這個人是老大。

這種交換猴子的狀況,不斷在職位份際上蠢蠢欲動,完全違背組織流程圖的宗旨
所以,我們必須搞清楚,在進行下一個步驟時,誰該扮演員工的角色,誰扮演上級的角色,並且嚴守份際。

情境二:給我一份會議記錄。

與員工麥克的工作會議結束時,我給他的臨別贈言是:『好,給我一份會議記錄。
注意,猴子現在跑到部屬背上,因為下一個步驟是要他做的。
麥克盡責的寫份會議記錄,並且發電子郵件給我,請我裁示下一個步驟(或決定)。
我看到了這份報告。現在,誰要採取行動?我
如果我不立刻採取行動,很快就會收到他的追蹤通知(另一種監督形式)。



第三章、猴子智慧

你會在什麼地方找到猴子?某天你會從喬治那邊撿到幾隻猴子,你會從其他部屬身上抓幾隻猴子,
你會透過電話、電腦來抓猴子,在洗手間、工作站,你都會抓到猴子。
你的上司也沒閒著,他會不斷孕育猴子給你。
現在,你有老闆吩咐的工作要作,也有部屬給你的工作,但是你沒那麼多時間處理。
哪一組猴子需要優先處理?當然老闆的猴子優先。
你對部屬承諾的事情,若無法達成,那就是『延遲』
如果老闆希望你做的事情,你沒有做到,那就是『不服從』

你該如何抉擇?
很簡單,抓起所有部屬交給你的猴子,如果你什麼都沒作的話,你的罪名是『延遲』;
接著,把他們交給你的部屬。如果他們不處理的話,就是『不服從』


第四章、誰是猴子主人

喬治是你的部屬,他從走廊迎面走來,他對你說:『早安!老闆。對了,我們這裡有些問題。
所以你就在走廊上花了三十分鐘聽著喬治把來龍去脈向你說了一遍。
你說:『現在這件事情還需要進一步考慮。現在,既然我是上司,你就要負責把事情作進一步的考慮。
因此,下午四點半,到我辦公室來一趟,提出可行的進一步想法,要仔細考慮到我對提案的接受習慣。

現在,猴子在哪裡?在他的背上。

我現在有時間問他:『嗨,喬治,你的猴子處理得如何?
請記住:『事情進行的怎樣?』這句話是為了釐清誰才是管理者,萬一他忘記的話。

記住『猴子』的定義:兩人談話結束的下一個步驟。
無論問題是什麼,部屬永遠是承接下一步驟的那一方。

第五章、管理不當的猴子

業餘管理者
如果我有四個部屬,每個人平均每天從他們背上爬到我身上的猴子有三隻,
我就會有十二隻鬼吼鬼叫的猴子,每一隻都會耗掉我時間,另外,還有老闆交待給我的猴子還沒處理。
我去買了一本『時間管理』的書。
他告訴我,我要做的第一件事,就是把這一打的猴子按照優先順序排好,從重要的猴子開始餵。
不過今天一整天,包含把猴子抓回家,也只處理了一半。
明天,我的桌上又有另外一打的猴子等著我。

『時間管理』這本書又說:
『當猴族浩繁的時候,你可以一次捉個三四隻長得相似的猴子,讓他們排排坐。
接著,再抓另外的幾隻,把他們放到另外一排。如果你能持之以恆,就會有四或五排的猴子排排坐。
接著,再排出一個優先順序(至於編號已無多大意義)。』


但是,每天還是有無止境的猴子在等我


第六章、從業餘管理者到專業馴猴師

如果我把任何來到面前的事情都處理掉,我只會讓事情的輸入快過解決的速度。
換言之,你做的越多,人家就會給你越多的任務
我越是趕上進度,我就落後的更嚴重
以上論述只適用於管理工作,但不適用在技術性的工作上。


第七章、讓猴子回到主人背上

假如我的部屬提出一項議題企圖引起我的注意,很明顯的,下個步驟就會成為我的事情。
我可以對他說:
『我猜,現在猴子是我的。只有我能處理。沒有人授權你處理這件事。但是我辦公桌公文堆積如山,未來的二四小時之內, 我都沒有時間處理。所以,喬治,猴子在往後的二十四小時之中,需要棲身之處過夜。我認為在他跑到我的背上之前,就在你的背上安穩的睡一覺吧。所以照顧一下這個小東西,明天回來到我的辦公室,從現在起, 你要負責餵養這隻猴子二十四小時。』

他背著這隻猴子走出辦公室,但是他一件事也不會做,對吧?當然不會!
他是我的下一個步驟,但我絕對不要走到這一步,與其放在我的公事包一事無成,不如把猴子放在他那裡。

他隔天回來說:『你的猴子還你。』
我說:『你看看我的桌子就知道,再過二十四小時我也沒時間處理這隻猴子,請再幫我照顧一天, 明天向我報告。』

我們持續套招。

他於是對我說:『我一定要擺脫這隻猴子。』
我說:『我不知道你要如何擺脫牠,除了有一種方法。那就是你要想辦法解決。我知道這對你是個全新的經驗, 但千萬別猶豫不決。』

任何時候,我幫你解決你的問題時,你的問題絕不能變成是我的問題
先安排下次的討論時間是為了減少延誤的可能性。因為部屬會重視你要檢查的東西,而不是你期待的每件事
如果沒有約好餵食的時間表,延遲的情況可能會發生。沒有約定,就不可能有遲到的情形。
如果不可能遲到,行動的壓力也會隨知減弱。為了每個參與的人著想,安排好討論時間是很必要的作法。
這樣將有助於我們維持猴子的健康狀態。

任務移轉
『猴子在背上』的比喻,重點在於將任務從主管身上轉移到部屬的背上。
但在主管可以幫部屬找到任務之前,他們應該先明白任務在部屬身上。
管理者與部屬不可能同時有效執行同一件任務。


第九章、餵養猴子的六大規則


1. 餵養他們,或射殺他們;千萬不要讓牠們活活餓死。
(確定你的猴子不會活活餓死)

2. 只要你找到需要餵養的猴子,你的部屬就得找出時間餵養他們,但千萬不要過量。
(決定最大猴群數量)

3. 按照餵食進度上的時間和地點餵養猴子是部屬的責任,主管不必再沿途追逐即將餓死的猴子,胡亂地餵食。
(餵養猴子的責任必須落在部屬身上)

4. 如果有衝突發生,預定餵食猴子的時間可在任一方的提議下,做出更動,但不被視為延誤; 事情毫無進展不能作為重新安排餵食時間的藉口。
(毫無進展不能作為重新安排餵食時間的藉口)

5. 無論何時,應盡可能面對面餵食猴子,否則便使用電話,絕對不要用信件。備忘錄、電子郵件、傳真和報告可以使用於餵食過程, 但不能替代面對面的對話。
(避免遭到誤解)

6. 超過好幾頁的備忘錄、電子郵件、傳真和報告應該在一頁的摘要中寫清楚,以便展開立即的對話。
(展開立即的對話)




# 書名:別讓猴子跳回你背上:主管好整以暇,部屬勇於任事的管理智慧
Monkey Business:are you controlling events or are events controlling you?
# 作者:比爾安肯三世
# 原文作者:William Oncken, Ⅲ
# 譯者:陳美岑
# 出版社:臉譜
# 出版日期:2006年09月16日
# 語言:繁體中文
# ISBN:9867058453




別讓猴子跳回你背上:主管好整以暇,部屬勇於任事的管理智慧

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2009/10/05

雷光夏 - 逝

雷光夏





雷光夏 - 逝


只是不相信這樣簡單的結局
只是懷疑起自己無悔的心情
原來在陽光下你的背影竟是最後的記憶
唇邊的一抹微笑也將隨之褪去

五月的陽光撒下 五月的風吹起
一切沸騰的感情
都將沈澱為清澈的空氣

五月的陽光撒下 五月的風吹起
便是年輕的故事最瀟灑的註腳
你我就像散開在風中 飛揚的棉絮
註定要生生世世流浪在天際



--
淡淡柔柔的初戀味道

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2009/09/23

最後一個甜甜圈不要拿


這本書介紹了許多在商場、職場上的禮儀,包涵了許多小技巧。
算是值得一讀的好書,推薦給大家。




1. 別小看微不足道的小事

接待訪客的重要小事:


- 邀請訪客進入辦公室後,把門關起來。
- 在會談中,不要接電話。
- 當訪客還待在你的辦公室時,不要簽署文件、查看電子由間或處理任何公事。
- 請訪客談一談自己的事情 - 例如旅遊的經驗或家人,這些話題可以幫助他們放鬆,也可以讓彼此的關係加溫。
- 預先安排好辦公室的座位,因為你可以坐在握有『主控權』的位子上,而且和你想建立關係的訪客之間沒有任何阻礙。 安排座位的方式應該是讓雙方坐在桌角的兩邊,而不是坐在對面,除伐你覺得這位潛在客戶還有帶評估。
- 要注意對方肢體語言發出的強烈訊號,並隨之調整自己的言談舉止,或選擇打破規則,以拉近彼此的關係。
- 交談時應該配合對方說話速度、遣辭用句、音調和語氣。
- 主人應該表現得熱情好客,例如幫客人倒水或咖啡;不過聰明的專業人士應該禮貌地婉拒。 萬一不小心把飲料潑出來,可不是提高聲譽或建立關係地妙招。


拜訪客戶的重要小事:

- 抵達後,先到盥洗室檢查自己的儀表是否都很妥當。
- 把名片交給櫃台。
- 站在會客區,用左手拿著公事包或文件,空出右手來握手。
- 讓客戶帶你到會客區。
- 你攜帶的每一件東西都必須和客戶有關。千萬不要帶著一個很大的公事包去和客戶開會,另他覺得自己不過是你的眾多客戶之一,而不是獨一無二的重要客戶。
- 請客戶先入座。
- 如果你希望雙方關係加溫的話,當你有機會選擇坐在客戶對面或方作桌角兩旁,做好選擇桌角兩旁的座位。
- 如果你可以選擇座位,而你希望取得掌控,那麼就選擇面對門口的座位。 讓位階較高的人坐在你的右邊,同事則坐在你對面,所以你們可以一起『掌控』會議和會議進行的狀況。
- 會議開始前,先交換名片,然後把名片放在手邊,放在資料夾附近,因此需要時可以有效使用。
- 不要只是宣佈與會者的名字,而是要好好介紹他們。
- 提供議程。
- 遣辭用句要非常小心。比方說,要說『哈囉』,而不是『嗨』;說『我相信』,而不是『我認為』; 說『不過』而不是『但是』。盡量使用比較專業的字眼。



2. 扮演稱職的介紹人

介紹時應該使用尊稱。
介紹方式必須一致。
應該將你打算介紹的對象先排定優先順序。很重要的是,必須先說出最重要那個人的名字。

3. 聊天的藝術

應該避開的危險話題
政治、宗教、個人議題(健康、財務、宗教)

安全的話題
天氣、好書、交通、周遭環境、運動、自己。

閒聊的小竅門:

- 首先是觀察。如果你肯下功夫找到破冰的絕招,那閒聊的效果會更好。
- 穩札穩打。避免討論政治或宗教這類容易引發情緒反應的話題。
- 多問開放式的話題。鼓勵他人敞開心胸,和別人交聊,你也能從中獲得更多資訊。
- 眼神專注地看著對方,顯示你對他很有興趣,而且很尊重他。
- 切記,肢體語言會洩露你真正的感覺。



4. 廣結人脈
參加活動前:

- 設法拿到出席名單。再三檢視並試著練出名單上的名字。
- 預先評估賓客名單是為了能進一步查核和準備。了解他們的背景、事業重心,以及近期的活動, 你可以從中獲得寶貴的資訊,並且找到一些可以聊的話題,顯示你了解他們的挑戰和企圖。
- 尋找可結交的人脈和有用的關係。先了解這個場合有哪些可以建立的重要關係,設法從活動中獲益,同時又有所貢獻。

活動當天:

- 當你走進會場,要曉得大多數人都會看著門口,注意有誰來了,好好利用這點。
走進會場之後,停下腳步約15秒左右,掃視全場,和其他人直接眼神交會,然後在開始和屋子裡的人交際。把腳步放慢,充滿自信地穿過會場。
記住,態度就是一切!告訴自己,這是你的場合,你的舞台。當你滿懷自信地穿過人群時,你會為整個房間創造獨特的氛圍。

- 一般而言,應該和每個人聊個三、五分鐘才離開。不過告退時要非常小心,應該坦誠說明你的動向。別忘了,你來參加活動是為了贏取信任,發展關係, 如果你不打算回來找這個人談話,絕對不要說:『我一會兒就回來。』必須心口如一。 合乎禮儀的說法是圓融坦誠的說明:『和你聊天非常愉快,很謝謝你花時間和我談話,不過我必須過去那邊和一位先生談一談。如果今天晚上沒有機會在碰面,或許未來幾周我們可以保持聯繫』

- 關於會見高階主管,需要注意一件重要的事情:絕對不要項高層人士要名片。就商場禮儀而言,高階領導人通常只和其他地位相當的人交換名片,在他們的圈子裡,這是公認的作法。 萬一有某個高層人士像你要名片,你應該視為莫大的恭維。



活動結束後:

- 檢查收集來的名片,如果需要的話,在背面作一些註記。如果遲遲不作這件事,你可能會逐漸忘掉一些重要的細節,以至於影響後續的追蹤聯繫。 必須慎重處理後續的聯繫,一定要在活動結束後第二天或儘快和你遇見的人聯繫。

- 你可能只想和目前或最近的將來對你有用的人聯繫,請切記,這樣作是不對的,而且很沒禮貌。必須和你見過的每一個人聯繫,謝謝他們花時間和你談話, 表示你很有興趣翰他們繼續保持聯繫,讓他們知道你非常珍惜這次難得的交談。



廣結人脈的小竅門:

- 先吃一點東西。你去參加活動,不是為了吃東西。
- 盡量少喝飲料。
- 和落單的人攀談,或加入三五成群的小團體。他們最歡迎你加入。
- 臉上帶著親切的表情。如果你不確定自己平常都自然流露什麼表情,最好先對著鏡子練習,或請信賴的朋友和你一起練習。
- 多和其他人握手
- 準備好一段搶眼的自我介紹,內容包過你的姓名、頭銜和從事的工作。
- 慢慢來,不要急。好好利用這十五分鐘的機會。
- 先專心聽別人說話,等一下在道別人看不見的地方記筆記。
- 事後應該透過電子郵件、短簽或電話保持聯絡,即使是目前幫不上什麼忙得人,也要對他們禮數週到。
- 如果其他人有需要幫忙的地方,應該主動提供協助。你參加活動不只要從中獲益,也要有所貢獻。



5. 打電話的技巧
- 你打了一通電話給重要客戶,先和他閒聊一下,在慢慢切入正事。在這種情況下,誰應該負責收尾,為談會作個總結?
答案是:這應該是你的責任。原則上,誰主動打這通電話,就應該負責結束談話

打電話的小竅門:

- 講電話時要面帶微笑。笑容能令你的聲音顯得溫暖而生氣勃勃。
- 要尊重把關的人。耍花招只會令你顯得詭計多端,無法贏得信任。
- 應該站著講電話,你的聲音聽起來才會強而有力、精神抖擻。
- 打電話時,前面擺個鏡子。你才會記得面帶笑容,表情生動,因此電話線傳出去的聲音也會更吸引人。
- 無論你是撥電話或接電話的人,都應該把注意力放在雙方的對話上。不要一邊講電話,一邊瀏覽網頁,查看電子郵件或整理桌子。
- 打電話時,不要問對方:『你有沒有時間講幾分鐘電話?』現在,幾乎沒有人有空作任何事。寧以正面的角度提問:『你現在正好有空嗎?』
- 小心地使用腳本。預先規劃電話中的說詞是明智之舉,想好先說什麼,後說什麼十分重要,這樣才能確保自己能切中要點。不過要小心的是,完全照本宣科聽起來可能很假。
- 安排下次會議的時間。無論你的弟一通電話是多麼成功,你仍然需要安排面對面的會談,或至少預先訂好下次通話時間,並提出有關下次討論的具體建議。
- 要知道誰應該負責掌控這次通話。如果這通電話是你撥的,那麼你就有責任控制議程,同時歸納重點,結束通話。
- 使用專業術語,而且文法必須正確無誤。即使是通電話,仍然應該遵守適當地禮儀規範。
- 使用語音信箱時,留言必須簡明扼要,只講重點。
- 用行動電話談公事時,必須注意周遭環境。在公共場所談生意時應該特別小心。
- 應該留意新的電話科技,例如來電等候、鈴聲或其他新奇玩意,會不會反而阻礙你建立關係。



6. 善用電子郵件

使用電子郵件的小竅門:

- 明智地選擇和運用主旨這一欄的內容。這是你以專業方式為自己說明,並且塑造極佳第一印象的好機會。
- 使用尊稱。即使別人請你直呼其名,在電子由建中稱呼別人的名字仍然要很小心。恰好看到這封信的人曉得你都直接較公司總裁的名字時,要確保他們不會大驚小怪。
- 在電子郵件中仍然應該附上私人的問候和致意,為冷冰冰的電子通訊增添一點溫暖的人情味。
- 儘速回信。
- 無論電子郵件的機密等級為何,仍然應該視之為公開的信件,因為電子郵件通常都能夠而且也會被自由轉寄。
- 用來作公務溝通的電子郵件,不要拿來傳笑話、連鎖信或其他和公事無關的玩笑。
- 你不想公開的事就不要用電子郵件傳送出去。因為使用電子郵件時,沒有機密可言。
- 『刪除』絕不代表永遠消失。需要小心的是,即使已經刪除釣得電子郵件仍然可以復原。一定要確定你發出的每一封電子郵件的內容在公務上都很適當。
- 使用電子郵件來安排會議日程或解決衝突時,如果就同樣主題已經通了至少三封電子郵件仍無法解決時,應該改採更直接的溝通方式,例如打電話或親自去和對方面對面討論。
- 利用電子郵件溝通很容易造成誤解,因此對這點必須更加敏感。不要太輕易覺得對方冒犯了你,有誤會時要趕快拿起電話來溝通。 你要知道,電子郵件可能會遭受到錯誤解讀,被對方認為內容愚蠢、聳人聽聞或資訊不足。
- 寫英文電子郵件時,不要全部使用大寫,除非你想讓收件人認為你太誇大。
- 不要妄自揣測。電子郵件寄丟了、沒有傳送出去、或不小心刪除了,都是常見的事。沒有收到回信時,不要假定對方不回覆你的信。 如果不確定的話,應該以其他方式作後續追蹤,例如打電話或傳真。
- 絕對不要在盛怒之下發電子郵件。雖然儘速回覆電子郵件很重要,但是如果某封電子郵件令你血壓上升,最好等候24小時才回覆。 你可能發現經過一天以後,你慢慢冷靜下來,回信的語氣也變得比較和緩。



7. 餐桌禮儀

你邀請可能的新客戶吃飯,那麼應該由誰決定在哪用餐呢?
應該由你決定。提出邀請的人是你,因此你有責任掌控整個流程。如果可以安排在他最喜歡的餐廳裡用餐,必然另客戶印象深刻。
你願意花功夫事先做好功課,展現你對細節的重視,能為你加分不少。

什麼時候該停止閒談,開始討論正事?應該由誰來主導話題轉換?
安排這次餐會得人應該主導話題的轉換。一般而言,不應該在用餐時討論公事。等到用餐完畢,開始喝咖啡或吃甜點時,才適合談公事。


8. 高效能的簡報技巧
發表簡報的小訣竅:

- 報告前好好休息。
- 事前有充分的準備,把報告內容融會貫通,因此現場報告時不需要再依賴提示卡和筆記。
- 穿著得體的服裝。
- 提早抵達會場。
- 如果可能的話,應該和每一位聽眾握手致意,親自歡迎他們。
- 和介紹你出場的人握手。
- 取下掛在腕上的手錶。
- 先注視座位離你最遠的觀眾,然後依次和每位觀眾眼神教會。
- 要注意自己說話時的音質、速度和音量。
- 使用簡報軟體或其他工具時,應該站在左邊。因為觀眾閱讀時會從左讀到右,所以視線的焦點會放在你身上。
- 精神上要專心投入,但肢體要放輕鬆,讓你富有創意的報告可以大放異彩。
- 作總結時威威鞠躬,優雅地劃下句點。
- 走到門口,親自和每一位聽眾道謝。



9. 開會禮儀
開會的小訣竅:

- 盡可能挑選面對門口的座位。無論你是主人或訪客,這個位子都能為你創造優勢。
- 婉拒主人的熱請款待。最好說:『謝謝你,不用了。』如果這麼做可能會冒犯了主人,那麼最好淺嘗即止。
- 要捨得花錢買高質感的文具。在會議中拿出學生用的筆記簿和螢光筆,完全無助你的專業形象。
- 攜帶的公事包越小越好。太大的公事包會令客戶覺得他只是你的眾多客戶之一。
- 一進到客戶公司所在地,立刻關掉手機。
- 預先準備好議程,並且多印幾份帶去。這是讓會議朝著你希望的方向進行的好方法。
- 多和與會者交換名片,並把收集到的名片放在你看的到的地方。把名片放在你看得到的地方,需要時就可以隨時提及與會者的名字。
- 把手放在桌上,讓其他人看得見,而不要藏在檯面下。
- 注意看時鐘。做簡報時,時間掌控非常重要。應該遵照你原先說明的時間來進行議程。
- 慎重使用輔助工具。即使用簡報軟體等科技工具,會議的焦點仍然應該放在你身上,以及你要傳達的訊息上。別讓輔助工具搶了你的鏡頭。


12.不要小看名片

有關名片的小訣竅:

- 把名片放在高質感的名片夾中。
- 投資製作高質感的名片。
- 你的名字必須是名片上最醒目的資訊。
- 名片一定要保存到完美無瑕。有摺痕或翹起來都會令人印象不好。
- 絕對不要假定別人想要你的名片,一定要先徵詢對方的意思。
- 絕對不要向高階主管要名片。許多高階主管都只和地位相當的人換名片。
- 要記住,名片反應了你這個人和你代表的公司。所以無論設計名片、投名片、遞名片、接名片或確認收到名片、放置名片時,
都必須懷抱敬意,並且好好利用這個機會來突顯自己。
- 在名片上寫任何東西之前,應該先取得名片所有人的同意,否則就等到脫離對方視線範圍後在寫。





# 書名:最後一個甜甜圈不要拿
# 作者:茱迪斯.博曼
# 譯者:齊若蘭
# 出版社:遠流
# 出版日期:2008年05月01日
# 語言:繁體中文
# ISBN:9789573262985


最後一個甜甜圈不要拿
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2009/08/03

[讀書筆記]想成功,先吃了那隻青蛙:博恩.崔西提升個人效力21個技巧


假如你每天早上的第一件事就是生吃一隻青蛙
接下來的一天就會過得比較順利,因為你很清楚這可能是一天之中最糟糕的事了。

所謂『青蛙』就是你最大、最重要的工作,也就是說,假如你不立即採取行動的話,你最有可能或拖延不做的事。
他也是在當前最能為你人生與成就帶來正面影響的工作




第一條吃青蛙守則:假如你必須吃掉兩隻青蛙,就先吃比較醜的那隻。 從最大、最難,也最重要的那個工作先著手。

第二條吃青蛙守則:若你得生吃一隻青蛙,坐視他良久是沒有意義的。


1.直接採取行動
『行動導向』,立即處理重要工作,且能約束自己意志堅定、專心一志地工作,直到工作完成為止。

2.培養成功的習慣
排定優先順序、克服延宕、著手進行最重要的工作,是一種關乎身心兩方面的技巧。這項習慣是可以透過練習與重複應用來學習的, 一而再、在而三,直到他在你的潛意識中扎根,成為你的固定行為模式為止。

3.積極上癮
4.不走捷徑
5.3D建立你的新習慣
決心(Decision)、紀律(Discipline)、毅力(Determination)。 下定決心陪想完成工作的習慣,約束自己一再練習你即將學得的原則, 以毅力為後盾,對你所從事的每一件工作都堅持到底,直到他成為一種牢不可破的習慣,並成為你的一項永久個性。
6.自我心理圖像
你要不斷想像,身為一個行動導向、做事迅速且專注的人,將獲得的回報與好處。 想像自己是那種總是會快速、切實的完成重要工作的人。



第1章:訂定明確的目標(Set the Table)
成功的重要原則 - 在紙上思考

1.確定你的想要的是什麼
2.寫下來
3.設定目標的完成期限
4.將你想得到、為達目標必須做的每件事列出來
5.將清單整理成計畫
6.立即針對計畫採取行動
7.堅持每天做一點能讓你朝重要目標邁進的事


目標,是成就鍋爐中的燃料。目標越大、越清楚,你對於達成他們就會感到越興奮。
越常想到目標,你內心中對於達成他們的動力與渴望也會越強。
每日都要思考並檢討你的目標。每天早上當你開始工作時,就請鎖定當前你為達成最重要目標所能做的第一要務

立刻準備一張乾淨的紙,列出你未來一年想達成的目標。
口氣要彷彿一年以過,而那些目標已經實現一般。用現在式、肯定語氣,與第一人稱的方式來寫,如此他們便能立即被潛意識接收。
例如『我每年賺__元』、『我現在重__公斤』、『我開__(廠牌)的車子』

回頭檢視你的十大目標清單,選出一旦達成變會對你的人生產生最正面影響的那個目標。
無論該目標為何,將他寫在另一張紙上,設下期限,訂出計畫,並按計畫採取行動, 然後每天做些能讓你朝目標邁進的事。
光是這像訓練就能改變你的生活!


第2章:事先計畫每一天(Plan Every Day in Advance)
六P原則『事先訂立適當的計畫,能避免不良的表現』(Proper Prior Planning Prevents Poor Performance)

每天晚上,在結束一天工作後,就要列出隔天的計畫表
將你該做但尚未完成的工作,移到隔天的計畫表之中, 再加上隔天該做的工作。
若能在前一天晚上列好計畫表,潛意識便會在你睡覺時,徹夜為計畫表工作,
因此當你醒來時,腦中經常就會出現比原來的想法更能將工作做得更快更好的構想與靈感。

列出總表,月計畫表,周計畫表,日計畫表

10/90 法則:你若能在開始工作前,先花百分之十的時間規劃、整理工作內容的話,
你完成工作所需的時間將可節省百分九十之多。


第3章:凡是運用80/20法則(Apply the 80/20 Rule to Everything)
在你所列的十項工作當中,往往會有一項價值超過其他九項的總和,這項工作當然就是你應該先吃掉的青蛙。
守則:拒絕先完成小事的誘惑


第4章:考慮後果(Consider the Consequences)
守則:長遠思考可改善短期決定的定奪
在開始執行任何工作之前,你應該都先問自己,『做或不做這項工作會造成什麼後果?』

守則:未來的發展意向會影想且經常決定目前的行動。
強迫效率法則(The Law of Forced Efficiency):『人永遠沒有足夠的時間做每一件事,但永遠有足夠的時間做最重要的事

讓你達到最高生產力的三個問題

1. 能為我帶來最高價值的活動是什麼?
2. 假如做得好的話,什麼是只有我能做且真正創造不同的事?
3. 現在我該如何利用時間才能創造最大的價值?(當下對我而言,什麼是最大的青蛙)


『絕對不可將無關緊要的事擺在最重要的事之上』


第5章:應用創造性拖延(Creative Procrastination)
守則:你越能減少低價值活動,就越能掌控時間及生活。

刻意拖延:刻意拖延那些低價值的工作,如此你才會有較多的時間,從事那些真正能為你的生活與事業帶來重大改變地工作。
把耗時的活動擺在最後:持續檢視你的生活和工作,找出並終止那些浪費時間的工作和活動。


第6章:不斷實行ABCDE法(Use the ABCDE Method Continually)
將你隔天的待辦事項表列出來,分別表上每個項目標上A、B、C、D、E

A:一定要做,做了就會帶來正面影響,不做就會造成嚴重後果的事情。
如果A級的工作不只一項,就標示A-1、A-2、A-3,來排定這些事情的優先順序。
B:你應該做的事,但他的後果較輕微。
C:能做當然很好,但做或不做都沒什麼差別的工作。
D:可以委託他人去做的事。
E:你可以完全忽略不做,也不會有任何差別的工作。


第7章:致力於關鍵成果領域(Focus on Key Result Areas)
關鍵成果領域指的是你必須負完全責任的事項,假如你不做的話,就沒有人會做。
關鍵成果領域也是在你職權下的活動,你的工作成果將會成為其他同事的工作素材或輔助。

守則:你表現最差的關鍵成果領域,會使你在施展技能時受限。
你在七項成果領域中,可能有六項表現傑出,但第七項卻很差,這第七項的不良表現會成為你的阻礙,讓你的成就因此受限。
這個弱點將使你的表現受到牽連,成為阻力與挫折的長期源頭。

你該不斷自問與思索的重要問題之一:『一但我獲得那一項技能並將其發揮到極致之後,將為我的事業帶來最大的正面影響?』


第8章:運用『三的法則』(Apply the Law of Three)
『30秒內,寫下你目前生活(工作)中最重要的三項目標』
寫完之後,這應該就是你能為公司或組織創造最大價直的工作,專心一志的完成他們。


第9章:完全準備好在開始(Prepare Thoroughly Before Your Begin)
克服延宕、迅速完成更多事情的最佳方法之一,就是開始工作前先將所需的一切準備好。

好好檢視你家中及辦公室的桌子。問問自己:『什麼樣的人會在這樣的環境工作?』
你的工作場所越是整齊乾淨,你就會越積極、越具生產力,也會越有信心。


第10章:一次做一點(Take It One Oil Barrel at a Time)
有句諺語說:『一次完成大量很困難;若一次完成一點的話,任何事都會很簡單

克服延宕的最佳方法之一就是,別理會你面前的繁重工作,只專注在你能採取的單一行動上。
吃掉大青蛙的最好辦法就是,一口一口地吃。


第11章:提昇你的主要技能(Upgrade Your Key Skills)
守則:在任何領域,不斷學習都是成功的基本條件

變成專家的三個步驟

1.每天都要閱讀與你工作領域相關的資料一小時,早上早點起床,花三十至六十分鐘的時間,博覽能提昇你工作能力的書籍或雜誌。
2.參加對你有幫助的重要技能課程和研討會;出席與你的行業相關的大會和商務會議。你要努力成為所屬領域中最有知識和能力的人之一。
3.在車上聽廣播,將開車時間轉為學習時間。


第12章:發揮你的天賦(Leverage Your Special Talents)
要不斷的問自己:『我真正擅長的是什麼?關於自己的工作,我最喜歡的事哪個部份?什麼是曾讓我成功的關鍵因素?
如果我能做任何工作,我會選擇那一項?』
假如你彩券中獎或是繼承了一大筆遺產,因而能自由選擇未來的工作,或做任何一部分的工作,你會選擇什麼?

制定個人計畫,做好準備,好讓自己以最佳狀態完成最重要的工作。專注在自己特有的天份也最喜愛的領域。
這就是開啟你個人潛能的鑰匙。


第13章:認清你的關鍵限制(Identify Your Key Constraints)
無論你必須做什麼,總會有個限制因素決定你完成的速度和品質。
你的職責就是研究該項工作,認清其中的限制因素或局限,然後集中所有精力,破除該項限制。

鎖定一項限制,不管是內在的或市外在的,並設定達成目標的速度。
問問自己:『為什麼我還沒有達成目標?我內在有什麼在阻礙我前進?』
無論答案是什麼,立刻採取行動。想點辦法!做任何事都可以,開始行動就對了!


第14章:鞭策自己(Put the Pressure on Yourself)
只有百分之二的人能夠完全不需旁人的督促,就能投入工作,這些人就是『領導者』,你應該成為這種人

你的人責任就是培養這種自我鞭策的習慣,而不是傻傻地等著別人來策勵你,
你必須主動選擇自己的青蛙, 然後依照他們的輕重緩急吃掉他們。

你為自己的工作與行為所設定的標準,必須高於其他人為你設下的標準。和自己比賽,提早進行,並投入更多的心力與時間。
永遠找機會多盡一份努力,超越你的職責多做一些付出。


第15章:不過度壓榨自己(Maximize Your Personal Powers)
過勞會降低生產力
依照自己的步調工作
睡眠要充足
注意你的身體健康


第16章:激勵自己行動(Motivate Yourself into Action)
培養正面心態

- 在每一種情況尋找好處
- 在每個挫折或困難中記取飽貴的經驗
- 尋找問題的解決方案
- 不斷思考及談論自己的目標


第17章:掙脫科技時代的約束(Get Out of the Technological Time Sinks)
今天就下定決心,在你的日常生活中,建立一個靜默時間。
分別在每日早晨及下午,將所有通訊科技裝置關機一小時。你將會感到很訝異 - 什麼事情也沒發生。

下定決心每週有一天不碰你的電腦,不檢查你的黑莓機,試著暫別科技世界。
在經過除了面對面對談就沒有任何聯絡的一天後,你的心靈變得沈靜、清澈。
給自己的心靈有時間充電,免受連接不段的通訊干擾,你會變得更悠閒'更有自覺和警覺。


第18章:切割工作(Slice and Dice the Task)

臘腸切片法:將工作詳細規劃好,然後下定決心每次只做一小部份工作,就像吃一條臘腸般,
一次只吃一片,或者像一小塊一小塊地吃掉青蛙那般。

瑞士起司工作法:下定決心每次在任務上戳點小洞,就像瑞士起司上的孔洞一樣,來讓自己開始工作。
當你決意花一段固定長度的時間進行某項工作時,你就是在將該工作『瑞士起司化』。
這段時間可能只有五或十分鐘,時間一到你就歇手,然後去做其他工作。
也就是每吃一口青蛙,就休息一下或做別的事。



第19章:騰出塊狀時間(Create Large Chunks of Time)
真正中要的工作多半需要一大段完整的時間來完成。
你撥出空檔,並使用這些高價值、高生產力時段的能力,將決定你是否對工作與生活做出重大貢獻。

要不斷思考能讓自己節省、規劃及合併大段時間的各種方式。利用這些時段致力於最能帶來深遠影響的重要工作。


第20章:培養緊迫感(Develop a Sense of Urgency)
高成就的人士無論男女可能都有個非常明顯的特質,那就是『行動導向』,他們會迫不期待地完成關鍵工作。
具高度生產力的人會花時間思考、計畫,並設定工作的優先順序。接著,便是迅速、堅定地朝向自己的目標前進。
他們會持續的、一氣呵成的工作,當一般人把時間用來交際、閒晃或是從事低價值活動時,他們似乎便已完成大量工作。

今天就下定決心,針對你從事的每一項工作陪想出緊迫感。選出自己有意拖延的某項工作,下定決心,培養迅速行動的習慣。

當你看到某個機會或困難時,就立刻行動。當某項工作或責任加諸於你時,迅速採取行動並回報;
對於生活中的每個重要領域都要立即行動。你將對自己的自我感受變得如此良好以及能完成如此多的工作感到不可思議。


第21章:專注地執行每項工作(Single Handle Every Task)
採取行動!今天就下定決心找出你能完成的最重要工作或計畫,然後立刻著手進行。
一旦你開始進行最重要的工作,就要約束自己堅持到底,不動搖、不分心,直到工作百分之百完成為止。
將他視為是一種『考驗』,用以判斷自己有沒有能力下定決心完成某項工作,並徹底實行。
一旦開始,就要拒絕中斷,直到工作完成為止。


上述21點的重點整理:

1.訂立明確的目標:精確的找出你想要什麼。你必須對一切清楚明晰,開始工作前請先且下你的目標與目的。
2.事先規劃每一天:在紙上思考。每花一分鐘計畫,就能為你省下五至十分鐘的執行時間。
3.凡事利用80/20原則:百分之二十的活動便能決定百分之八十的結果,永遠要將你的心力專住在重要性在前百分之二十的工作上。
4.考慮後果:最重要的工作及優先事項指的是,那些會為你的人生或工作帶來正面或最嚴重後果的事,要將你的精神投注在這些事項上。
5.應用創造性拖延:既然你無法完成所有工作,就必須學會刻意延緩不中要的工作,如此你才有足夠的時間完成真正中要的工作。
6.不斷實行ABCDE法:開始執行工作計畫表上的工作之前,先花點時間按期價值與優先性加以規劃,已確保自己是從最重要的活動開始動手。
7.致力於關鍵成果領域:找出那些是你為求良好表現絕對必須達到的成果,然後把整天的心力都放在這些市情上。
8.運用『三的法則』:找工工作中將帶來百分之九十貢獻的三項工作,把焦點放在這些事務上。如此一來,你將有更多的時間留給你的家庭和生活。
9.完全準備好在開始:開始工作前要讓一切就緒。將你可能需要的所有文獻、資料、工具、素材與數據都收集好,以便讓工作順利進行。
10.一次做一點:只要一次完成一個步驟,你便能完成最大、最複雜的工作。
11.提昇你的主要技能:針對你的關鍵工作,你所具備的知識與技能越多,就越能迅速地開始進行,且越快完成工作。
12.發揮你的天賦:清楚判斷出自己最擅長或可能擅長的事,然後全心投入,把這些事情做到盡善盡美。
13.認清你的關鍵限制:找出會影響你迅速達成最重要目標的瓶頸或阻礙點,無論是內在或外在的,然後集中精神加以消除。
14.鞭策自己:想像自己即將出門工作一,然後以出門前必須做完所有重要工作的態度來工作。
15.不過度壓榨自己:認清自己一天之內身心與能量做高的時段,利用這些時間,進行最重要與最耗神費力的工作。同時要有充分的休息,
如此才能展現自己的最佳狀態。
16.激勵自己行動:要做自己的啦啦隊長,找出每個情況有益之處。將精力投注在找出解決方法之上,而非問題之上,要永遠保持樂觀與建設性的態度。
17.掙脫科技時代的約束:利用科技改善你的通訊品質,但別成為他的奴隸。試著有時關掉他們。
18.切割工作:將龐雜的工作拆解,然後從細項工作開始做起。
19.騰出塊狀時間:將每日分割成一大段一大段的時間,這在些時段裡你必須專注地進行重要工作。
20.培養緊迫感:養成迅速執行重要工作地習慣,建立起做事迅速切實地名聲。
21.專注地執行每項工作:訂出清楚的優先順序,立即從最重要的工作著手,然後努力不懈地工作,直到百分百完成為止,
這便是達成高度表現與最大個人生產力的真正關鍵。


當這些個人習慣成為你永恆的個性時,你的將來將無可限量。
作就對了!現在就吃了那隻青蛙!



本書的詳細資料:
# 書名:想成功,先吃了那隻青蛙:博恩.崔西提升個人效力21個技巧
# 作者:Brian Tracy (博恩.崔西)
# 譯者:陳麗芳、林佩怡
# 出版社:智富
# 出版日期:2008年10月28日
# 語言:繁體中文
# ISBN:9789868346970


想成功,先吃了那隻青蛙:博恩.崔西提升個人效力21個技巧

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